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¿Como se mejora un proceso?

¿Como se mejora un proceso en calidad?

Uno de los factores determinantes para mejorar una organización consiste en mejorar los procesos clave. Como ya hemos definido anteriormente, procesos clave son aquellos que entendemos como imprescindibles para cumplir bien con la misión de la organización.
Una organización debe aprender a mejorar de una manera controlada, sistemática y permanente, en oposición a una forma intuitiva y sin ninguna seguridad en los resultados a obtener.
Aquellas organizaciones que todavía no han iniciado sus procesos de mejora tendrán que pasar de una gestión “jerárquica” intuitiva y personalista, a una modo “universal” y estandarizado. Las organizaciones que buscan la excelencia están estandarizando su gestión y haciéndose más transparentes.
Para poder mejorar un proceso hay que considerar lo siguiente:
• Definir la forma de ejecutar el proceso mediante una serie de pautas o de instrucciones.
• Realizar las actividades del proceso según la metodología establecida a través de las pautas o instrucciones.
• Comprobar que el proceso se ha desarrollado según lo establecido.
Cuando, a pesar de realizar correctamente las actividades definidas para el proceso, se siguen detectando problemas (quejas de los destinatarios, despilfarro de recursos, etc.), o el proceso no llega a adaptarse a las necesidades del cliente, es necesario aplicar el ciclo de mejora.




Una acción de mejora es toda acción destinada a cambiar la metodología establecida para la realización del proceso.
Estas mejoras se traducen en los resultados que obtenemos de los indicadores de proceso. Por ejemplo, el indicador del porcentaje de tornillos fuera de tolerancia estaba en un 15%, se han realizado actividades de mejora y, en la actualidad, el indicador está en un 4% de tornillos fuera de tolerancia.
La gestión según los principios de Calidad Total utiliza muchas técnicas y herramientas para mejorar los procesos de la organización.
Algunas herramientas son creativas y basadas en la imaginación, otras se basan en técnicas estadísticas o en metodologías concretas, pero todas tienen en común el propósito de mejorar los procesos sobre los que se aplican.
Para mejorar un proceso hay que aplicar el ciclo de Deming: ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)

 

Innovación en los procesos
La innovación en los procesos puede consistir en un cambio pequeño pero que produzca un gran resultado sin tampoco provocar una reorganización del mismo.
Se trata de un cambio cualitativo de un concepto técnico, una técnica instrumental o una práctica localizada en algún punto crítico del proceso que nos permite efectuar un avance considerable en la satisfacción del cliente y las personas implicadas en el proceso.
Tipos de mejora de procesos

Mejoras estructurales
Se puede mejorar un proceso en base a aportaciones creativas, imaginación y sentido crítico, perfeccionando conceptos.
Dentro de esta categoría de mejora podemos considerar:
• Redefinición de destinatarios.
• Redefinición de expectativas.
• Redefinición de resultados generados por el proceso.
• Redefinición de intervinientes.
• Redefinición de secuencia de actividades.
Para ello se pueden emplear nuevas herramientas para la gestión de la Calidad, Encuestas a Clientes, Reingeniería, Análisis del Valor, QFD, etc.
Mejoras en el funcionamiento
Se puede intentar que el proceso funcione de forma más eficaz. Por ejemplo, mejorando el porcentaje de alumnos aprobados por clase o el porcentaje de tornillos fuera de tolerancia.
Para este tipo de mejoras son útiles las herramientas clásicas de resolución de problemas, los sistemas de sugerencias, el diseño de experimentos y otras basadas en datos.
También se pueden aplicar mejoras de funcionamiento relacionadas con el logro de mayor eficiencia, por ejemplo, disminuyendo los residuos generados de papel. Para llevarlo a cabo se pueden utilizar también las herramientas descritas para la mejora de la eficacia, complementadas con herramientas sencillas orientadas a la eliminación de gastos innecesarios. En estos casos también se trabaja con datos.

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Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

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