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Ventajas y desventajas de la gestión por procesos

Ventajas y desventajas de la gestión por procesos en la organización

Antes de indicar las ventajas o desventajas mostraremos  cuales consideramos que son los objetivos de la gestión por procesos por la importancia que ahn tomado con la nueva edición ISO 9001:2015 y los demas estandares ISO con estructura de alto nivel. Estructura de Alto nivel Anexo SL

Objetivos de la gestión por procesos

La Gestión por procesos es un sistema de gestión. Como en todos los sistemas de gestión, el principal objetivo es aumentar los resultados de la organización a través de la obtención de niveles superiores de satisfacción de sus clientes.
También trata de incrementar la eficiencia a través de:
• Reducción de costes internos innecesarios (actividades sin valor agregado).
• Reducción de plazos (reducir tiempos de ciclo, es decir, de producción y entrega).
• Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes.
Para entender la Gestión por procesos, podemos considerarla como un sistema cuyos elementos principales son:
• Los procesos clave.
• La coordinación y el control de su funcionamiento.
• La gestión de su mejora.
Sin duda, una organización que disponga de equipos de procesos altamente autónomos es más ágil, eficiente, flexible y emprendedora que las clásicas organizaciones funcionales burocratizadas. Además está más próxima y mejor dirigida hacia el cliente.
En conclusión, la finalidad última de la gestión por procesos es hacer compatible la mejora de la satisfacción del cliente con mejores resultados organizacionales.

Ventajas de la gestión por procesos

Los objetivos definidos anteriormente representan la principal característica de la Gestión por Procesos:
• Incrementar la eficacia.
• Reducir costes.
• Mejorar la calidad.
• Reducir los tiempos y reducir así, los plazos de producción y entrega del servicio.
Además, están presentes, en la gestión por procesos, otras características que la distinguen de otras estrategias y que suponen, en algunos casos, puntos de vista radicalmente novedosos con respecto a los tradicionales, como son las siguientes:
• Identificar los procesos internos y documentarlos. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Permite identificar los procesos relacionados con los factores críticos
para el éxito de la empresa. Tal y como ya se ha expuesto, hay varios departamentos y puestos de la organización funcional que intervienen en los procesos. Éstos no suelen percibirlos en su totalidad ni como conjuntos diferenciados ni, en muchos casos, interrelacionados.
• Definición de objetivos. La descripción y definición operativa de los objetivos es una actividad propia de la gestión. A través de la gestión por procesos se definen explícitamente esos objetivos en términos del cliente. Esto permite orientar los procesos hacia la Calidad, es decir, hacia la satisfacción de necesidades y expectativas.
• Analizar las limitaciones de la organización funcional vertical para mejorar la eficiencia de la empresa.
• Especificación de responsables de los procesos. Normalmente, al estar distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.
• La gestión por procesos introduce la figura de propietario del proceso. El dueño del proceso es una persona que participa en sus actividades. Será esta persona la responsable última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este papel se asigna a un mando o directivo.
• El propietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que conozca a fondo el proceso. En este caso, es vital que el dueño del proceso esté informado de las acciones y decisiones que afectan al proceso, ya que la responsabilidad no se delega.




• Reducción de etapas y tiempos. Generalmente existe una diferencia importante entre los tiempos de proceso y de ciclo.
La gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuye.
• Simplificación. Intenta reducir el número de personas y departamentos implicados. El departamento es un eslabón de la cadena.
• Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido. Es frecuente encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportan nada al resultado final. Puede tratarse de actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que no han justificado su presencia en la actualidad. La gestión por procesos cuestiona estas actividades dejando perdurar las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluación imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por cumplimiento de la legalidad y normativa vigente.
• Reducción de burocracia.
• Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal.
Con frecuencia es necesario dotar de más funciones y de mayor responsabilidad al personal que interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La implantación de estos cambios afecta fuertemente al personal, por lo que ha de ser cuidadosamente llevada a cabo para reducir la resistencia que pudiera darse en las personas implicadas.
• Productividad del conjunto frente al individual (eficacia global frente a efectividad parcial).
• Inclusión de actividades de valor añadido. Que incrementen la satisfacción del cliente del proceso.
• Medir el grado de eficiencia de los procesos en cuanto a calidad y coste y relacionarla con el valor añadido percibido por el cliente. Para ello se identifican las necesidades de cliente externo y se orienta a la empresa hacia su satisfacción.
• Organización en torno a resultados no a tareas:
– Asignar responsabilidades personales a cada proceso.
– Establecer en cada proceso indicadores de funcionamiento y objetivos de mejora.
– Evaluar la capacidad del proceso para satisfacerlos.
– Mantenerlos bajo control, reduciendo su variabilidad y dependencia de causas no aleatorias (utilizar los gráficos
de control estadístico de procesos para hacer predecibles calidad y costo).
– Mejorar de forma continua su funcionamiento global limitando su variabilidad común.
– Medir el grado de satisfacción del cliente interno o externo y ponerlo en relación con la evaluación del desempeño personal.

Desventajas de la gestión por procesos

La mayor dificultad no se debe al componente técnico de esta forma de gestión, sino al cambio de actitud de las personas.
Algunos de los paradigmas bajo los que nos hemos educado, como la lógica Tayloriana (la jerarquía, la división del trabajo, la necesidad de un control minucioso, la jerarquía administrativa), se cuestionan al igual que determinados valores culturales vistos ahora como un freno a la creatividad.
La tendencia natural de las personas es la de resistirse al cambio.
Hay que crear y desarrollar una actitud y mentalidad abierta a los cambios, además de una cultura que permita acoger las buenas iniciativas y aprovecharlas, así como desechar las malas.
Los cambios de comportamiento se deben llevar a cabo especialmente en mandos y directivos, que son los que gestionan la organización.
En relación a lo expuesto, las acciones que debemos llevar a cabo son:
• Tratar de que las personas piensen y propongan acciones de mejora frente a la lógica Tayloriana. No se trata de trabajar más, sino de trabajar de otra manera.
• Compromiso con resultados frente a cumplimiento.
• Procesos y clientes frente a departamentos y jefes.
• Participación y apoyo frente a jerarquización y control.
• Responsabilidad sobre el proceso frente a autoridad jerárquica funcional.
Si se definen claramente la misión y objetivos de los procesos en términos del valor agregado percibido por los clientes, automáticamente se pondrán de manifiesto aquellas actividades consideradas como eficaces y, por lo tanto, imprescindibles.

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Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

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