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Auditorías de Sistemas de Gestión de Prevención

Auditorías de Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales

La auditoría de los Sistemas de Gestión de PRL se considera como una herramienta fundamental de la gestión para comprobar que dicho sistema cumple los requisitos para los que fue establecido, así como para demostrar aquellos puntos que deban ser mejorados.

Se entiende como auditoría a aquella evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del SGPRI- y que evalúa los siguientes aspectos:

– La eficacia, efectividad y fiabilidad del SGPRL.
– Si el sistema es adecuado para alcanzar la política en PRI- y los objetivos perseguidos en este campo.

La auditoría no debe ser considerada nunca como una inspección o un control de la eficacia de las personas u organización, sino como una ayuda a la propia Gestión de la empresa, y por tanto busca unos objetivos claros, que se pueden resumir en los siguientes:

– Determinar la idoneidad y efectividad del Sistema implantado para alcanzar aquellos objetivos de gestión que se había planteado la organización.
– Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar aquellos aspectos del
SGPRL que fueran necesarios así como contribuir a la mejora continúa de la propia organización.
– Verificar el grado de cumplimiento o no de la normativa vigente en esta materia que le fuera de aplicación.
– Evaluar dentro de la propia organización su SGPRL en relación con la norma de
Gestión que hubiera implantado (en este caso con la Norma UNE 81- 900).
– Evaluar en aquellas circunstancias que le fueran de aplicación a una organización dentro de una relación contractual.

Las auditorías se pueden realizar con carácter rutinario o como consecuencia de cambios importantes que se hayan producido en el sistema de gestión de PRL o en algún elemento de este, aunque hay que considerar que con independencia de la obligatoriedad de realizarla a o no en función de la reglamentación vigente, es conveniente la realización de auditorías con un carácter periódico.

A la hora de plantearse la realización de las auditorías habría que distinguir asimismo dos tipos de ellas, las internas y las externas.

Las auditorías internas son las realizadas por la propia organización para comprobar la eficacia de su propio sistema y conseguir el objetivo de una mejora continua de la organización con sus propios medios.

Generalmente estas auditorías son realizadas por personal propio de la empresa pero con la particularidad de que no se deben realizar auditorías a los departamentos a los cuales están asignados, sino a departamentos diferentes a los que pertenecen dichas personas. El personal que realiza dichas auditorías deberá tener la cualificación adecuada para ello y seguir la misma metodología que para las externas.

Las auditorías externas son las realizadas por personas ajenas a la organización y tienen por objeto alguno de las condiciones expuestas anteriormente.
Cuando se va a realizar una auditoría conviene conocer cuales son las funciones y responsabilidades que tienen los auditores.
Como regla general, las auditorías se deberán llevar a cabo por más de una persona, con independencia de que se traten de auditorías internas o externas. Es conveniente que se elija entre ellos a un auditor jefe, que dirigirá el trabajo de la auditoría y será el responsable de la misma, así como de elegir al resto del equipo auditor. A la hora de elegir a los auditores se deberán tener en cuenta las características de la organización, la necesidad de cualificaciones especiales, tamaño del equipo auditor entre otras circunstancias.

En el caso de auditorías de los SGPRL y de acuerdo con el recientemente aprobado Reglamento de los Servicios de Prevención, los auditores deberán poseer no solo una serie de características personales y conocimientos de las técnicas de auditorías sino que también deberán tener unos conocimientos importantes y una experiencia probada en el campo de la Prevención de Riesgos Laborales. Cuando fuera necesario y para determinadas circunstancias se puede recurrir a especialistas en determinados temas que presten asesoramiento y colaboración a los auditores.

Los auditores que serán personas independientes deben tener la particularidad de no mantener ningún tipo de vinculación funcional ni financiera con la organización a auditar, que pudiera influir en la objetividad de su trabajo y tendrán las siguientes competencias:

– Definir los requisitos de la auditoría.
– Planificar los trabajos de la auditoría.
– Revisar la documentación existente relativa al sistema de GPRL.
– Dar cuenta al auditado de las no conformidades.
– Informar de los resultados de la auditoría con claridad, de forma concluyente y sin demora.

Para todo ello deberán actuar de una forma objetiva y recoger todas aquellas evidencias que les permitan de una forma objetiva establecer las conclusiones sobre el sistema.




Desarrollo de la auditoría

Generalmente una auditoría consta de una etapa de preparación y otras tres etapas de realización:

Trabajos previos

Cuyo objetivo es definir el alcance de la auditoría y actividades a auditar, exigencias y documentos aplicables y todos aquellos otros datos necesarios para una adecuada planificación de la auditoría. En esta etapa es preciso demandar a la empresa que rellene si fuera necesario un cuestionario y, toda la documentación actualizada del SGPRL, así como toda aquella información o documentación que fuera útil para recoger la información necesaria.

Planificación

Actividad que realiza el auditor jefe, y que tiene por objeto facilitar los trabajos de auditoría empleando de una manera óptima los recursos en el propio desarrollo de la auditoría.

Ejecución

La realización de la auditoría es el proceso más complejo y sigue generalmente el siguiente proceso:

Se lleva a cabo inicialmente una primera reunión de presentación de los objetivos, alcance, programa y forma de llevar a cabo la auditoría, presentación del equipo auditor y funciones de cada uno de ellos, así como de las personas por parte de la organización que se desea contactar y designados a acompañar a los auditores.

A partir de esta fase se realiza la visita a los distintos departamentos de la empresa de acuerdo al programa previamente establecido. Durante esta fase los auditores tienen que realizar una constatación objetiva y completa de la situación examinada entre otros aspectos los siguientes:

– El SGPRL establecido comprobando que es suficiente y adecuado para el cumplimiento de los objetivos establecidos.
– Los distintos procedimientos e instrucciones a fin de comprobar su conformidad y adecuación a los requisitos de PRL.
– Verificación del cumplimiento de los distintos procedimientos instrucciones, realizando los muestreos que se consideren necesarios.
– Verificación de las distintas cualificaciones de las distintas personas encargadas de realizar actividades relacionadas con el campo de la prevención.
– Comprobación de los resultados obtenidos con los requisitos establecidos.
– Comprobación de los registros.

A partir de esto, los auditores deben tomar nota de las no conformidades del sistema, referenciado exactamente la documentación o pruebas en que se apoyan.
Con estos datos se realiza un informe provisional que se presentará en la reunión final con la organización auditada a fin de ponerse de acuerdo en las constataciones y clarificar los puntos en los que se pudieran presentar discrepancias solventables y demostrables.

Informe

El informe total de la auditoría debe ser realizado bajo la dirección del auditor Jefe, de forma tal que sea claro comprensible preciso y completo, debiendo contener básicamente los siguientes aspectos:

– Objetivos y alcance de la auditoría.
– Pormenores del plan de auditoría, identificación de los componentes del equipo auditor y, de los representantes del auditado, fecha de la auditoría y, la organización específica auditada.
– Identificación de los documentos de referencia respecto a los cuales se ha realizado la auditoría.
– Descripción de las no conformidades
– Apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con respecto al documento de referencia.
– Capacidad del sistema para alcanzar los objetivos de gestión en materia de prevención de riesgos laborales definidos.
– Lista de distribución del informe de la auditoría.

Una vez realizado el informe es conveniente que este sea enviado al auditado, que una vez estudiado acepta o no dicho informe. La auditoría se da por concluida cuando el auditado acepta el informe.

En el caso de que en el desarrollo de la auditoría el auditor detectara diferentes no conformidades, es el auditado el que tiene la responsabilidad de determinar e iniciar cualquier acción correctora necesaria para corregir una no conformidad o eliminar la causa de una no conformidad. La responsabilidad del auditor solo se circunscribe a la identificación de las no conformidades.

Si en el alcance del trabajo se acuerda previamente, las acciones correctoras y las posibles auditorías de seguimiento, deberían ser finalizadas en el plazo convenido por el auditado y, previa consulta con el auditor.

Una vez verificadas las acciones correctoras, la entidad auditora deberá preparar un informe de seguimiento y distribuirse de una forma análoga al informe de la auditoría original.

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Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

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