IMPLANTACIÓN – CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ISO 9001:2015

El contexto de la organización como es conocido, es un concepto nuevo en la ISO 9001:2015 y plantea dos aspectos:

  • La organización y su contexto.
  • La compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

El origen de este punto de la norma, podemos interpretarlo como la busqueda de «obligar»a tener presente la estrategia de la organización asociada a su sistema de gestión.

La principal base que debemos entender para una correcta implantación es el correcto control de las siguientes definiciones:

  • Cliente: Persona u organización que podría recibir o recibe un producto o servicio. Este cliente puede ser interno ( Compañeros de trabajos, departamentos de la misma organización …) o externo a la organización.
  • Organización: Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con responsabilidad, autoridades y relaciones para lograr objetivos:
    • Asociación
    • Empresa
    • Autoridad
    • Sociedad
    • Trabajafor independiente
    • Firma
  • Contexto de la Organización. Compuestos por cuestiones Internas y Externa que pueden tener un efecto en el efoque de la organización para el desarrollo y logro de los objetivos.
  • Partes interesadas: Conjunto de personas, organizaciones ( Internas y Externas) que pueden afectar , verse afectados o percibirse como afectadas por una decisión o actividad de nuestra organización ( Positivamente o negativamente).
  • Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio. Tambien puede ser interno o externo (Que no parte de la organización). Podemos nombrar una serie de sinonimos:
    • Productor
    • Distribuidor
    • Minorista
    • Vendendor de un producto o servicio.

Entendidas las definiciones podemos profundizar en la compresión de la organización y su contexto y para ello se pueden usar herramientas como:

ANTES DE TODO ES MPORTANTE QUE: Se debe de cumplir con la premisa que las cuestiones internas y externas a seleccionar deben ser pertinentes para el propósito y dirección estratégica de la organización que afenten a la capacidad de lograr los objetivos del Sistema de Gestión y que se debe hacerse un análisis periódico para conocer posibles cuestiones internas y externas que ya no afectan y viceversa.

  • Análisis Pestel (Pestal). (Se puede solicitar plantilla siguiendo las instrucciones del final del articulo). Que se enfoca en identificar (a nivel externo) las siguientes vinculaciones con la organización:
  • 5 Fuerzas de Porter. (Se puede solicitar plantilla siguiendo las instrucciones del final del articulo).

En primer lugar es necesario determinar las 5 fuerzas que se utilizarán en el marco de estudio de la empresa. Una vez identificadas se añaden a la hoja de cálculo con el objetivo de facilitar el análisis y la posterior formulación de estrategias empresariales. Las fuerzas de Porter que se incluyen en Excel son:

  1. Poder de negociación del cliente
  2. Poder de negociación del proveedor
  3. Amenaza de nuevos competidores
  4. Amenaza de productos o servicios sustitutos
  5. Rivalidad entre los competidores existentes

Además de indicar las fuerzas de los proveedores, clientes, productos sustitutivos y nuevos competidores es necesario señalar si el indicador que añadimos a la matriz es una oportunidad o por el contrario una amenaza. En muchos diagramas de Porter se utiliza el símbolo (-) para amenaza, o el (+) para oportunidad. En esta plantilla de Excel de las fuerzas de Porter hay dos columnas diferenciadas. Así es más sencillo visualizar qué indicadores son positivos y cuáles negativos.

  • Análisis DOFA ( DAFO).(Se puede solicitar plantilla siguiendo las instrucciones del final del articulo). Está dividida en 4 bloques formando una matriz. En cada uno de los parámetros se añaden los indicadores de la empresa internos y externos, enfrentando los positivos y los negativos.
  1. Debilidades: Son indicadores de la empresa que se consideran perjudiciales para la empresa. En este caso es interno y negativo.
  2. Amenazas. Todos los acontecimientos externos que pueden afectar al porvenir del negocio. Sería externo y negativo.
  3. Fortalezas. Abarca todos los indicadores donde la empresa destaca. Se clasifica en interno y positivo.
  4. Oportunidades. Posibles acciones externas que pueden ayudar a la empresa. En esta ocasión es eterno y positivo.

Cada uno de estos elementos se sitúa en una parte de la hoja de cálculo diferente. Solo tenemos que ir indicando en la celda excel correspondiente las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que vayamos analizando.

Diferencias y relación entre PEST y DOFA

PEST es útil antes del DOFA – generalmente, no vice-versa. El PEST seguramente ayudará a identificar factores de DOFA. Aunque pueden tener áreas comunes (factores similares pueden aparecer en ambos), no dejan de ser perspectivas distintas:

PEST: evalúa un mercado, incluyendo a los competidores, desde el punto de vista de una propuesta o negocio en particular.

DOFA: evalúa un negocio o propuesta de negocio, la suya o la de su competidor.

Plantillas herramientas

Con el objetivo de facilitar el uso de estas herramientas ofrecemos las plantillas, que podreis adaptar a vuestras organizaciones y poner en práctica según considereis.

Para ellos se agradecería apoyo a la web cliqueando algún anuncio o invítandome un café:

Modelos de Plantillas:

Si se precisa las plantillas desbloqueadas escribir un comentario de solicitud en la propia entrada/articulo e indicar que modelo ejemplo que se precisa. Tras revisar la solicitud y su contribución invitando un café se enviara por email.

Por ultimo vinculado al contexto de la organización, de los análisis realizados con la diferentes herramientas ( es suficiente con el uso de una según se adapte a la organización), se debe de documentar y establecer una periodicidad de revisión al menos vinculada a la revisión por la dirección.

Asociado a esto se finalizaria con el cumplimiento de este punto de la norma controlandose con la misma periodicidad la compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Se adjunta un ejemplo de plantilla:

De igual forma si se precisa un ejemplo cumplimentado para entender su uso solo tiene que ser requerido como se comento en anteriores casos.

Con esto quedaria implantado con revisión anual el análisis de contexto y la compresión de las necesidad y expectativas de las partes interesadas para cualquier tipo de organización.

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El autor

Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

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