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Plan de formación (APPCC)

Aspectos generales del plan de formación

El plan de formación es uno de los prerrequisitos básicos para garantizar el éxito de la gestión de la seguridad alimentaria.
La formación de cualquier persona que intervenga en operaciones relacionadas con los alimentos es un aspecto fundamental para la implantación de un sistema de autocontrol basado en los principios del APPCC, tal y como indica el Código Internacional de Prácticas Recomendado para Principios Generales de Higiene de los Alimentos del Codex alimentarius.
Las empresas y los establecimientos de cualquier sector alimentario son los responsables de garantizar que todas las personas que intervengan en la obtención, la transformación, la distribución y la venta de alimentos reciban una formación apropiada en materia de higiene alimentaria, de acuerdo con su actividad laboral. (Anexo II del Reglamento (CE) nº 852/2004).

Estructura del plan de formación

El plan de formación está formado por:

  • Programa de formación: es el documento donde se especifican las acciones necesarias para llevar a la práctica la formación del personal de la empresa en materia de seguridad e higiene alimentaria. Tiene que incluir los siguientes puntos:

〉 Qué formación se tiene que realizar.
〉 Cuándo deben efectuarse.
〉 Cómo se llevará a cabo la formación.
〉 Quién es la persona o personas responsables de impartirla.
〉 Cómo se comprobará la eficacia de las actividades del plan de formación.

  • Registros: recogen los resultados de la aplicación del programa de formación.

Desarrollo del plan de formación

El desarrollo del plan de formación APPCC se debe realizar en un documento que recoja tanto los puntos del programa, como los registros derivados de su aplicación.
La descripción de los puntos del programa debe realizarse de forma detallada y precisa, evitando incluir información adicional que no sea relevante para su cumplimiento, y se debe de acompañar de la documentación derivada, que puede ser técnica (documentación de la acción formativa, como temario completo, informes y memorias de las acciones formativas, certificados, cuestionarios……), legal (acreditación de la empresa externa para impartir cursos de manipulador de alimentos)…
Cada empresa debe desarrollar el plan de formación en función de las características de su actividad productiva, siguiendo siempre los puntos del programa: análisis de las necesidades formativas, relación de las actividades formativas planificadas, la
frecuencia con la que deben realizarse, los métodos que se utilizarán para la comprobación de la formación y las personas responsables de llevar a cabo cada una de las acciones descritas.
A continuación, se muestra un modelo de diagrama de flujo de un proceso general de formación. Se trata de un modelo, que deberá ser adaptado a las características específicas de cada empresa.

flujograma-plan-de-control-formacion

Análisis de las necesidades de formación

Como paso previo al diseño del plan de formación APPCC, se debe de realizar un análisis para detectar las necesidades formativas de la empresa.
A menudo, este análisis se realiza de forma muy superficial o simplemente no se realiza, influyendo en el resultado final: la formación planificada puede no responder a las expectativas del trabajador o no corresponderse con las necesidades del puesto de trabajo.
Para realizar el análisis de necesidades, resulta útil seguir una metodología de trabajo planificada que normalmente incluye las siguientes fases:




  • Identificación de las necesidades

Para identificar las necesidades formativas en materia de seguridad alimentaria de una empresa, se deberá tener en cuenta información sobre los siguientes aspectos:
– El sistema de organización de la empresa respecto de todos aquellos aspectos relacionados con la seguridad alimentaria.
– El tipo de productos que elabora y/o manipula.
– Los locales y equipos con los que cuenta.
– Las tareas que desarrollan los trabajadores y sus funciones en temas de seguridad alimentaria, para identificar los conocimientos, destrezas y habilidades necesarias para desempeñarlas.

  • Análisis de la realidad de los trabajadores

El análisis de la realidad de los trabajadores tiene como objetivo evaluar el grado de competencia de cada uno de ellos respecto de los conocimientos, destrezas y habilidades en su puesto de trabajo y determinar qué competencias necesitan ser el
foco de atención de la formación.
Por tanto, este nivel de análisis se centra en identificar quién debe ser formado y qué tipo de formación se necesita.
Este análisis permitirá establecer el esquema del contenido de la formación a los responsables de la elaboración del plan de formación de la empresa, ya que conocerán la realidad tanto del puesto o área de trabajo, como de los trabajadores que ocupan estos puestos.

  • Propuesta de acciones formativas

La propuesta de acciones formativas es el último paso del análisis de necesidades y se concreta en la redacción de un informe inicial, en el que tienen que quedar reflejados los siguientes aspectos:
– Una relación de acciones formativas, que responderán a las necesidades detectadas.
– Objetivos que se persiguen con la formación, que tienen que ajustarse a la realidad de la empresa.
– Una propuesta de calendario para la realización de las acciones, que se establecerá en función de diferentes criterios, como su relevancia, urgencia y recursos de los que disponga la empresa para llevarlas a cabo.

Programación de las actividades formativas

Una vez se han detectado las necesidades formativas, éstas se deben programar para su desarrollo. Normalmente, esta programación es anual.
En esta programación se tiene que incluir la formación de todos los trabajadores de la empresa que desarrollen actividades relacionadas con los alimentos. En este sentido, el plan de formación puede incluir actividades dirigidas a:

  • Manipuladores de alimentos: su objetivo es que conozcan las medidas generales de higiene, los procesos y prácticas correctas relacionadas con la actividad alimentaria que se desarrolla en la empresa y los métodos de vigilancia, registro y acciones correctoras a aplicar en cada puesto de trabajo dentro de la implantación del sistema APPCC y su importancia para la seguridad de los alimentos que manipula. Esta formación puede ser inicial, para los trabajadores que se incorporen a la empresa, o continuada, para el resto de trabajadores.
  • Integrantes del equipo APPCC: además de la formación específica del sistema APPCC, también necesitarán formación adicional como planificación de proyectos, control estadístico de procesos, conocimientos de auditorías, trabajo en equipo…
  • Vigilantes de los puntos de control crítico (PCC): es importante que conozcan la filosofía básica del sistema APPCC y, en particular, la importancia de una vigilancia correcta. Además, pueden necesitar conocimientos más amplios, como técnicas de toma de muestras y cumplimentación de documentos o la introducción de datos en un ordenador.

Documentos derivados de la programación de acciones formativas

Los documentos derivados de la programación de las acciones formativas son:
– Ficha de acción formativa

La ficha de la acción formativa recoge de forma resumida todos los aspectos de una formación específica. Los documentos derivados de la misma tienen que recogerse en un anexo adjunto.
– Planificación de las acciones formativas

La planificación de las acciones formativas quedará a criterio de la empresa, aunque en todo caso deberá estar razonada y justificada. De todos modos, es importante tener en cuenta que se debe garantizar una formación continuada y específica a todos los trabajadores, de acuerdo con los objetivos previstos por la propia industria.

Puede realizarse en un cronograma, que se refiere a la secuencia temporal de las actuaciones planificadas, estableciendo la fecha de inicio y de finalización y el calendario de las distintas fases de la acción formativa. Para hacerlo efectivo se puede
utilizar el diagrama de Gantt.
Para su preparación, se escriben la relación de acciones formativas a desarrollar en la primera columna del cronograma y, en las columnas intermedias, se especifica la duración en el tiempo de cada una de ellas (días, semanas, meses…)

A continuación se muestra un ejemplo de diagrama de Gantt:

planificacion-formacion-seguridad-alimentaria

Ejecución de las acciones formativas

El siguiente paso del programa de formación APPCC es su ejecución, es decir, impartir los cursos planificados de acuerdo con el calendario establecido.
La ejecución de una acción formativa se realizará de la siguiente manera:

  • Comunicación de la formación.

Antes de iniciar la formación conviene que los participantes estén informados. Por ello, el responsable del programa de formación, de acuerdo con la Dirección de la empresa, debe de:
– Transmitir los objetivos del programa de cada actividad formativa, de forma que el personal acuda a los cursos de forma motivada.
– Comunicar la información básica del curso, como:
〉 Fecha de inicio y fin.
〉 Horario de las sesiones.
〉 Lugar donde se va a impartir.
〉 Número de participantes.
〉 Temario.
〉 Número de horas totales.
〉 Nombre del formador o formadores

  • Desarrollo de la formación.

En este momento, es cuando se pone en práctica la acción formativa planificada. Se tiene que tener en cuenta la forma escogida para impartir la formación, ya que los métodos de aprendizaje y la relación profesor – alumno variarán.
En la formación presencial, se producirá una relación directa entre el alumno y el formador, que es quien marcará el ritmo de la formación y el encargado de aplicar las técnicas y recursos pedagógicos planificados.
Mientras que, en la formación a distancia, será el alumno el protagonista del proceso de aprendizaje. En esta modalidad de formación, el papel del tutor tiene una importancia especial, ya que será el encargado de guiar al alumno durante todo el proceso.

  • Seguimiento de la formación.

El seguimiento de la formación desde el inicio del proceso de aprendizaje es uno de los factores que garantizarán su eficacia.
Por ello, es conveniente prever una serie de herramientas que permitan tanto al formador como al responsable de formación obtener evidencias sobre cómo se está desarrollando la acción formativa para que, en caso de incidencias, poder corregirlas de
inmediato y no esperar a que se acabe el curso.
Estas herramientas pueden ser de carácter formal, como cuestionarios en los que se valoran diferentes aspectos del curso, o de carácter informal, como, por ejemplo, el feedback que recibe el profesor o el tutor, en el caso de la formación a distancia, de
sus alumnos.
Con ello, se persigue alcanzar los objetivos previstos al inicio del curso, corregir las posibles desviaciones que se puedan producir respecto de la acción planificada y resolver las posibles incidencias.

  • Finalización de la formación.

La finalización de la formación es la última fase del desarrollo de la formación y se refiere al momento en que se da por acabada la acción planificada.
Las principales tareas a realizar son:
– Por parte del formador, entregar la lista de asistencia, si la formación es presencial, y los informes de la acción formativa, en los que se recogerán los resultados alcanzados por los participantes en relación con las diferentes pruebas realizadas (test de evaluación, casos prácticos…).

– Por parte del responsable de formación, preparar los certificados de los asistentes y redactar la memoria de la acción formativa. Ésta última servirá para comprobar la eficacia de la acción formativa. Para su redacción se deberán tener en cuenta los resultados de los cuestionarios, entrevistas… realizados a alumnos y profesores / tutores para evaluar la formación, así como el resto de herramientas utilizadas para evaluar la eficacia de la misma.
Esta documentación se archivará junto a la ficha de la acción formativa correspondiente.

Documentos derivados de la ejecución del plan de formación

El desarrollo de los cursos de formación genera una serie de documentos como:

  • Convocatoria de acción formativa.
  • Lista de asistencia.
  • Informes de la acción formativa.
  • Certificados de formación.

Comprobación del programa de formación

El plan de formación deberá incluir la descripción de las actividades de vigilancia, que permitan comprobar que todas las acciones de formación programadas en las fichas de formación se están realizando correctamente, con la frecuencia que deben realizarse y del modo descrito en las mismas, y alcanzan los objetivos establecidos, así como las medidas correctoras a aplicar, en caso que se detecten desviaciones, y los responsables de realizarlas.
Se recomienda que las personas encargadas de realizar la comprobación sean diferentes a las que se encargan de las acciones de formación, para asegurar la objetividad de los resultados. Normalmente, será el responsable de formación de la
empresa o el responsable de los recursos humanos.
La frecuencia de las acciones de comprobación viene determinada por las actividades formativas previstas en el plan y, en especial, su contenido. Se debe realizar en diversos momentos con el objetivo de comprobar la evolución de los efectos
conseguidos. Normalmente, se realiza con la siguiente frecuencia:
– Al comienzo de la formación: su objetivo es comprobar el nivel de los participantes y si se corresponde con la formación planificada.
– Durante la formación: generalmente, cuando ya se ha impartido la mitad del programa.
– Al finalizar la acción formativa, para evaluar los resultados obtenidos por parte de los participantes.
Además, se debe establecer un sistema de documentación y registro adecuado y preciso de todas las medidas de vigilancia realizadas, las desviaciones ocurridas y las medidas correctoras aplicadas.

Registros

El plan de formación deberá incorporar un sistema de registro en el que queden detallados los resultados de las acciones de formación realizadas, las incidencias detectadas y las medidas correctoras de ellas derivadas.
Los registros constituyen la base documental a través de la cual se comprueba el correcto funcionamiento del plan de formación. Cada establecimiento puede diseñarlos de la manera que mejor se adapte a sus necesidades de funcionamiento. En este caso, se han recogido los resultados de las actuaciones realizadas en:

  • Ficha del trabajador.
  • Ficha de control de la formación
  • Registro derivado de las actuaciones de comprobación y acciones correctoras

Conclusión

El plan de formación APPCC es un elemento esencial para la transmisión y la aplicación de las instrucciones higiénicas de trabajo, las cuales, sin la información y la formación necesarias sobre el significado de la higiene, pueden desembocar en la falta de colaboración y aplicación de las medidas higiénicas por parte de los trabajadores.
Por otra parte, la formación en higiene alimentaria dirigida a los manipuladores de alimentos se ha manifestado como una de las medidas más eficaces en la prevención de las enfermedades transmitidas por los alimentos, actuando en todos los eslabones de la cadena alimentaria.

Esta importancia queda patente en la obligación legal de las empresas de proporcionar una formación específica en esta materia, que además tiene que ser adecuada al puesto de trabajo de cada trabajador y de carácter continuo.

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Fuente: Cursos de seguridad alimentaria MCA Network Group

http://www.mcaformacion.es/calidad-y-seguridad-alimentaria/

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The Author

Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

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