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Significado Información Documentada ISO 9001:2015

Información Documentada ISO 9001:2015

Este es un nuevo término, que sustituye las referencias a los «documentos» y «registros» en el estándar de 2008.

¿A qué hace referencia el nuevo término? Por ejemplo, al sistema de gestión y los procesos, la información que vaya destinada a que la organización se desarrolle de forma adecuada y los resultados que se hayan obtenido.

Pero también debe considerarse con esta nomenclatura la política y los objetivos de calidad, las pruebas de competencia personal y aptitud para la utilización de dispositivos de métrica, confianza en los procesos y producción de bienes y servicios, los resultados de revisión y auditoría, control de cambios, etc.

No hay necesidad de un manual de la calidad o los procedimientos documentados específicos, sólo tiene que documentar los procedimientos de los que su ausencia podría llevar a una desviación de las políticas y / o los objetivos. Todavía tenemos documentado “información” – los datos que se requieren para ser controlado y mantenido para demostrar el cumplimiento de los requisitos.

Esto significa que los documentos y registros (que ahora se llama ‘información documentada”) aún deben ser “controlados”. Tenemos que cuidar a los resultados determinados por nuestras medidas y la supervisión de nuestros procesos de calidad. Tenemos que conservar la información documentada apropiada como prueba de los resultados Esta información tiene que ser almacenada, podrá recuperar, preservar, retenerse, tener acceso controlado y mantenido. La mayoría de las organizaciones documentan la mayor parte de sus procesos, pero ahora podrían sustituir parte de la documentación con la formación, esto no significa que los procesos documentados ya no son necesarias – que todavía son necesarias para el éxito de un buen Sistema de Gestión de la Calidad, pero su certificación ISO no se evaluarán en ellos tanto como lo han sido en el pasado. Esto puede animar a explorar maneras nuevas y más “visuales” para mostrar la forma en que “se hacen las cosas”.

Otros cambios importantes en la filosofía incluyen un mayor nivel de participación de la alta dirección, la medición y la evaluación del riesgo y un enfoque en la “gestión del cambio”. Todos ellos nos ayudarán a crear sistemas más fuertes y más útiles de gestión de calidad que son un activo y no un pasivo.

Por lo que respecta al apartado 3 de la cláusula 7.5, que habla sobre el control informativo, indica la necesidad de garantizar que la información esté disponible para usarse cuando sea necesario. Asimismo debe asegurarse que se ha protegido de forma adecuada.

Para que se garantice la corrección de la información documentada, la norma ISO 9001:2015 pide que la organización responda al almacenamiento y conservación de la información la distribución, el acceso, la recuperación y la utilización de la misma, así como el control de cambios, la retención y la disposición de dichos datos.

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Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

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