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Plan de control de Proveedores (APPCC)

Aspectos generales del plan de control de proveedores

 El plan de control de proveedores recoge todas las actividades que se desarrollan en la empresa para garantizar el origen y la seguridad de los productos adquiridos. Estas actividades deberán aplicarse tanto sobre los propios suministros, como sobre las correspondientes empresas proveedoras que se encargan de comercializarlos.

Estructura del plan de control de proveedores

El plan de control de proveedores APPCC consta de los siguientes apartados: ƒ

  • Programa de control de proveedores: es el documento donde se especifica cómo deben llevarse a cabo las operaciones de homologación y control de proveedores, incluidas las actividades de comprobación de su cumplimiento y eficacia.

En la planificación y elaboración del programa, se deberán detallar y tener en cuenta los siguientes aspectos:

〉 Qué datos, parámetros o condiciones debe recoger el plan de proveedores.

〉 Cuándo se aplicará el plan de proveedores.

〉 Cómo y con qué métodos se llevará a cabo el plan de proveedores.

〉 Quién o quiénes son las personas responsables de llevarlo a cabo.

〉 Cómo se comprobará el buen funcionamiento y eficacia de las actividades del Plan de proveedores. ƒ

  • Registros, recogen los resultados de la aplicación del plan de proveedores.

Desarrollo del plan de control de proveedores

El plan de control de proveedores APPCC debe estar documentado y recoger tanto los puntos del programa como los registros derivados de su aplicación.

La descripción de los puntos del programa debe realizarse de forma detallada y precisa, evitando incluir información adicional que no sea relevante para su cumplimiento, y se deben acompañar de la documentación derivada, que pueden ser especificaciones de compra, check list proveedor…y los registros con la relación de proveedores, los resultados de las comprobaciones, las incidencias detectadas.

A continuación, se muestra un modelo de diagrama de flujo de un proceso general de control de proveedores. Se trata de un modelo, que deberá ser adaptado a las características específicas de cada empresa.

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Necesidad de compra de materias primas, productos y/o servicios

La calidad final de los productos comercializados por una empresa alimentaria está directamente relacionada con la calidad de las materias primas y productos que se reciben.

Todo producto alimenticio es elaborado a partir de materias primas u otros productos adicionales que llegan a la industria a través de proveedores externos.

Si estas materias primas o productos no reúnen las condiciones higiénico-sanitarias mínimas al entrar en la empresa, pueden provocar contaminaciones por contaminación directa o por contaminación cruzada.

En consecuencia, la empresa debe especificar de manera precisa y concreta todos aquellos factores que deben cumplir los productos y que se consideran importantes y legalmente imprescindibles.

Especificaciones de compra

Las especificaciones de compra son documentos técnicos que muestra de forma clara y concisa las características básicas que deben cumplir las materias primas, productos o servicios que suministran los proveedores.

En las especificaciones de compra se debe incluir, principalmente, la siguiente información:

  • Información básica: nombre del producto, nombre comercial, código asignado…
  • Legislación básica de aplicación: detallándose aquella legislación que haga mención exclusiva del producto.
  • Listado de ingredientes: con especial mención de aquellos que pudieran ser alérgenos.
  • Mercado objetivo: consumidores a los que va destinado el producto, con mención especial acerca de la aptitud o no para el consumo por parte de consumidores especiales, tales como diabéticos, celiacos…
  • Características del producto: organolépticas, nutricionales, físico-químicas, y microbiológicas, que puedan afectar a la conservación e inocuidad de los productos.
  • Fecha de caducidad o consumo preferente.
  • Características del etiquetado y envasado: número de unidades por paquete, cajas por palet, etiquetas, peso neto, tipo de material de envasado…
  • Condiciones de almacenamiento y distribución.
  • Observaciones: cualquier otro dato que se estime importante para la inocuidad de los productos.

A continuación se muestra un ejemplo de especificaciones de compra de queso fresco:

especificaciones-de-compra-alimentos

Evaluación inicial de proveedores

La elección del proveedor es un punto fundamental a considerar en el plan de proveedores, ya que la empresa alimentaria es la responsable de garantizar que los alimentos llegarán al consumidor en óptimas condiciones.

Para garantizar la calidad de las materias primas, productos y servicios se deben evaluar los proveedores y los productos que éstos suministran.

Esta evaluación permite conocer hasta qué grado los proveedores seleccionados cumplen con las exigencias de calidad o criterios de calidad predeterminados. Normalmente, el proceso de selección de proveedores se realiza a través del departamento de compras.

Para ello, se confecciona una lista de las empresas que suministran las materias primas o fabrican los productos que les interesan, se les solicita información y se eligen las que más se adecuen a sus necesidades o intereses.

Para solicitar información a los proveedores pueden realizarse visitas de representantes comerciales, visitas personales del responsable de la selección a la empresa del proveedor o el envío de cartas solicitando catálogos, muestras, presupuestos,… Con la información obtenida, se procederá a la selección de los proveedores, basándose en criterios económicos y de calidad previamente establecidos por la empresa. La selección de los más adecuados implica el estudio de los posibles proveedores y su eliminación en función de los criterios que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. El estudio puede implicar el análisis de muestras o la realización de pruebas.

Proveedores validados

Una vez se ha estudiado en profundidad el proveedor y se ha observado que cumple con todos los requisitos necesarios se procederá a validar el proveedor. En ocasiones, también se puede admitir un proveedor por histórico al haber demostrado, en la relación comercial durante un tiempo pasado, su capacidad de suministro. Una vez validado proveedor se incluirá en una relación de proveedores validados de la empresa.

También resultará útil la elaboración de una ficha, denominada ficha de proveedores, en la que queden reflejadas las características de los productos que cada proveedor puede suministrar, las condiciones de calidad y comerciales que ofrece y en la que se irán anotando las incidencias que se vayan registrando, si es el caso.

Compra y control en la recepción de productos adquiridos

Será requisito indispensable que los proveedores se encuentren validados en el momento de la compra de bienes o contratación de servicios. Una vez estos productos llegan a la empresa se deberá realizar un control exhaustivo para asegurarse de que cumplen con las especificaciones solicitadas.

El control en la recepción de materias primas y productos que se reciben en la empresa constituye una fase relevante del plan de proveedores, teniendo en cuenta que muchos de las materias primas que llegan al establecimiento poseen unas propiedades muy delicadas o son perecederas.

Para llevar a cabo el control de manera eficiente, es imprescindible tener presente las especificaciones de compra para comprobar el grado de cumplimiento de las mismas, y proceder al rechazo de aquellas mercancías cuyas características no se correspondan con los criterios establecidos.

Incidencias de proveedores

En el caso de que los controles mencionados anteriormente detecten una incidencia en un producto suministrado, el responsable debe apartar el producto de proceso para ser valorado.

La evaluación podrá indicar:




  • Reprocesamiento para que sea aceptable
  • Devolver los alimentos al proveedor, como inaceptables
  • Almacenarlos en un lugar aparte con un cartel o señal de “no apropiado para su consumo” hasta su destrucción final.

Estas incidencias deberán anotarse en el registro de incidencias o mediante un formulario de informe de no conformidades, en el caso de que la empresa tenga implantado un sistema de gestión como la ISO 9000, con la finalidad de realizar un análisis de las causas que las han originado. Esto demuestra que la evaluación de proveedores no debe realizarse una única vez, sino que se debe proceder a una evaluación continuada y periódica de los mismos.

Por tanto, la aceptación de un proveedor nunca puede ser definitiva, pues un proveedor validado puede dejar de cumplir las especificaciones requeridas. Por ello, es importante la realización del seguimiento, ya que implica una evaluación continua de los proveedores.

Registros

El plan de proveedores APPCC deberá incorporar un sistema de registro en el que queden detallados los resultados de las acciones realizadas, las incidencias detectadas y las medidas correctoras de ellas derivadas. Los registros constituyen la base documental a través de la cual se comprueba el correcto funcionamiento del plan. Cada establecimiento puede diseñarlos de la manera que mejor se adapte a sus necesidades de funcionamiento.

Los registros normalmente utilizados en el plan de proveedores son: ƒ

  • Relación de proveedores. ƒ
  • Ficha de proveedores. ƒ
  • Control recepción de las materias primas.

Conclusión

Las materias primas, los productos auxiliares y los servicios que forman parte del proceso productivo llegan a la empresa a través de proveedores externos. Si estos no reúnen las condiciones higiénico-sanitarias mínimas, pueden contaminar el producto final y afectar a su calidad.

Para ello, es importante garantizar la seguridad de todas las materias primas y productos auxiliares que llegan a la empresa a través de los proveedores, mediante la evaluación inicial de los mismos, y su seguimiento continuo.

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Fuente: Cursos de seguridad alimentaria MCA Network Group

http://www.mcaformacion.es/calidad-y-seguridad-alimentaria/

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The Author

Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

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