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Plan de Trazabilidad (APPCC)

Aspectos generales del plan de trazabilidad

El plan de trazabilidad recoge todas las actividades que se desarrollan en la empresa para reconstruir la historia de un producto, a partir de sistemas y procedimientos que permitan identificarlo. Se centra en la recepción y entrada de materias primas, en su almacenamiento, en la elaboración o transformación del producto, en el etiquetado y en la salida de productos del establecimiento.

La trazabilidad puede definirse como la posibilidad de controlar y seguir el rastro a un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo a lo largo de todas las etapas del proceso productivo: producción, transformación y distribución. (Artículo 3 del Reglamento CE Nº178/2002)

Estructura del plan de trazabilidad

El plan de trazabilidad APPCC está formado por: ƒ

  • Programa de trazabilidad: es el documento donde se especifican las acciones necesarias para llevar a la identificación de cada uno de los productos elaborados con las materias primas, los productos intermedios, si procede, y los datos de producción, así como con sus destinatarios finales. En concreto:

〉 Definir el ámbito de aplicación de la trazabilidad.

〉 Definir los criterios para la agrupación de productos en relación con la trazabilidad.

〉 Definir el sistema de identificación del producto.

〉 Crear mecanismos de comprobación del sistema por parte de la empresa.

〉 Establecer mecanismos de comunicación entre empresas.

〉 Establecer procedimientos para localización, inmovilización y, en su caso, retirada de productos. 〉 Elección de las herramientas para la identificación de productos. ƒ

  • Registros: recogen los resultados de la aplicación del plan de trazabilidad.

Desarrollo del plan de trazabilidad

El desarrollo del plan de trazabilidad APPCC debe realizar en un documento que recoja tanto los puntos del programa, como los registros derivados de su aplicación.

A continuación, se muestra un modelo de diagrama de flujo de un proceso general de trazabilidad. Se trata de un modelo, que deberá ser adaptado a las características específicas de cada empresa.

flujograma-plan-de-trazabilidad

Elementos previos a la identificación

El Artículo 18 del Reglamento 178/2002 impone una obligación genérica de trazabilidad (de alimentos, piensos y animales destinados a la producción de alimentos y otras sustancias) en cada una de las etapas de la cadena agroalimentaria. Sin embargo, es importante destacar que el Artículo 18 no impone específicamente de qué forma, ni a través de qué medios, los operadores económicos de empresas alimentarias deben conseguir este objetivo.

Por ello, los operadores podrán elegir libremente entre una gran variedad de sistemas y herramientas a su disposición, siempre que cumplan su objetivo final. Se podrán utilizar desde procedimientos manuales sobre papel hasta tecnologías con soportes informáticos, electrónicos, de radio frecuencias…

Los operadores pueden también elegir la forma de identificar los productos y la forma de recoger y almacenar la información citada. Además, la implementación de un buen sistema de identificación no tiene porque llevar necesariamente asociado grandes costos, ni grandes esfuerzos a la empresa. Por ello, antes de implantar el sistema de identificación, se deben tener en cuenta una serie de elementos que facilitarán la tarea posterior, según establece la AESA en su “Guía para la aplicación del sistema de trazabilidad en la empresa agroalimentaria”: Estos son: ƒ

  • Los sistemas de archivos previos. ƒ
  • Los sistemas de trazabilidad de proveedores y clientes. ƒ
  • El sistema de agrupación de productos. ƒ
  • Los Métodos existentes para la identificación de productos.

Sistemas de archivos previos

El análisis de los procedimientos (su contenido y sistemática) de archivo que se está utilizando en la empresa, como son libros de registro o los registros del sistema APPCC, para evaluar si con ellos se cumple el objetivo de trazabilidad es un requisito previo a tener en cuenta para facilitar el diseño de identificación.

En algunos casos, las empresas pueden encontrarse con que ya están haciendo todo lo necesario para conseguir la trazabilidad. En otros, podría ser necesario generar nuevos archivos o adaptar los procedimientos existentes. Es importante destacar que un sistema de trazabilidad no tiene porqué ser complicado. El mejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquel que encaje con sus actividades de trabajo habituales y permita registrar información necesaria a la que luego se pueda acceder de forma rápida y fácil.

Estudiar detenidamente el sistema de trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la información que el sistema genera. La implantación de un sistema de trazabilidad sólido, efectivo y apropiado a las necesidades de una empresa puede requerir cierto tiempo.

Sistemas de trazabilidad de proveedores y clientes

Previamente a la implantación del sistema es recomendable:

  • Consultar con proveedores y clientes.
  • Pedir consejo a otras partes implicadas: otras empresas, consultoras, auditores, autoridades de control.
  • Solicitar sus registros a proveedores y clientes, ya que éstos han de ser coherentes y acordes entre operadores.
  • Informarse de si existen recomendaciones o guías voluntarias de trazabilidad para empresas del sector.

Sistema de agrupación de productos

Para poder aplicar cualquier sistema de trazabilidad, cada empresa debe identificar de qué forma va a agrupar, el conjunto de unidades que produce, fabrica y envasa. En función del sector y las características de la actividad, los productos se pueden agrupar en:

  • Partidas: las empresas del sector primario tienen que relacionar cada partida obtenida con los productos empleados para su obtención (piensos, productos fitosanitarios, medicamentos veterinarios…), lugar de captura, forma de captura…, y deben identificarla. Los animales de la especie bovina son los únicos que se identifican individualmente (cada animal posee como mínimo una clave donde se incorpora la identificación del establecimiento y el número o clave del animal en cuestión).
  • Lote: es la unidad básica del sistema de trazabilidad, que puede definirse como “un conjunto de unidades de venta de un producto alimenticio producido, fabricado o envasado en circunstancias prácticamente idénticas” (RD.1808/1991). Lo utilizan, normalmente, las empresas transformadoras.
  • Agrupaciones de productos: se utilizan en las operaciones de almacenamiento y distribución que realizan tanto las empresas primarias o transformadoras, como las empresas propiamente distribuidoras, por ejemplo, al componer el pedido que haga un cliente. Estas agrupaciones que combinan distintos lotes de uno o más productos también necesitan ser identificadas con un código o con una referencia.

Cómo agrupar e identificar los productos

La empresa del sector primario y la transformadora pueden configurar sus agrupaciones según diferentes criterios, entre los que se pueden encontrar uno o varios de los siguientes:

  • Periodo de tiempo: horario, diario, semanal.
  • Línea de producción.
  • Parcela.
  • Lugar y fecha de captura.

Cuando se realizan operaciones de almacenamiento y distribución, se forman nuevas agrupaciones como resultado de la combinación de distintos productos identificados con sus propios códigos de agrupación.

Tamaño del lote o de la agrupación

Conviene recordar que corresponde a la empresa la decisión sobre el grado de precisión con que configurar sus agrupaciones y el sistema de identificación. La precisión con que se conforma una agrupación determinará, en última instancia, el tamaño de la misma.

Generalmente, cuanto más acotada esté una agrupación menor es la cantidad de producto que hay que inmovilizar o retirar en caso de problemas de seguridad alimentaria.

En la práctica: ƒ Si una empresa eligiera la fecha de fabricación como sistema de identificación del lote o agrupación, todos los productos que lleven tal fecha deberían ser localizados, inmovilizados o retirados en caso de un incidente de seguridad alimentaria. ƒ Si una empresa eligiera fecha de fabricación, máquina en la que se ha fabricado y hora de fabricación, sólo la producción de esa hora, fecha y máquina debería ser localizada, inmovilizada o retirada, en caso de un incidente de seguridad alimentaria.

A la hora de plantearse cómo elegir la agrupación de productos en una empresa, deben tenerse en cuenta las ventajas y desventajas de acotar con mayor o menor precisión. Debe encontrarse el equilibrio entre el beneficio económico del manejo de agrupaciones muy precisas, y la complejidad y el coste económico que supone esta mayor precisión.

En algunas ocasiones, como ocurre a los fabricantes de productos que venden a granel, sólo es posible definir el lote mediante una franja temporal, por ejemplo, la producción realizada durante el día. Otros fabricantes o restauradores llegan a definir el lote como la unidad de venta individual. La mayoría de la industria alimentaria adopta un enfoque que se encuentra entre estos dos extremos.

Ejemplos




  • Lote 14-12-16 Corresponde con el dia de Fabricación.
  • L 348-16 Corresponde al número de días naturales transcurridos desde el 1 de enero del año 2016 hasta el 14 de diciembre de ese mismo año, que es el día de la fabricación del producto.
  • L348 16-2ª4 -14:00 Corresponde al número de días naturales, año de producción, con el número de almacén a la línea de envasado y número de envasadora terminado con la hora de producción del alimento.

Métodos existentes para la identificación de productos

Existen toda una serie de tecnologías que se aplican o desarrollan para efectuar la identificación de productos. A continuación, se describirán los principales métodos utilizados en la industria alimentaria, distinguiendo ente: ƒ

  • Métodos manuales. ƒ
  • Métodos automatizados.

Las tecnologías automatizadas para la identificación de productos en el sector alimentario son:

1.Códigos de barras. ƒ

El sector agroalimentario utiliza habitualmente los códigos: ƒ

EAN 13: es el código adecuado para identificar un producto o unidades de producto, así como número de artículos. Este código se incorpora en documentos tales como facturas, pedidos, albaranes… Costa de 13 dígitos, los dos primeros son indicativos del país, el último digito es de control.

EAN 128: permite la inclusión de información extra, respecto del EAN 13, como fecha de caducidad, fecha de consumo preferente, origen del producto, nº de lote… , donde (01) Código de agrupación (15) Fecha de consumo preferente (10) Nº de lote de fabricación.Ejemplos de ambos casos:

codigo-de-barrar-trazabilidad-alimentos2. Sistemas de identificación por Radio Frecuencia o sus siglas en ingles RFID.

La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología utilizada para la captura automática de datos, que utiliza lectores/escritores y etiquetas electrónicas (transponders – TAGs). Los TAGs contienen información digitalizada acerca de un material, producto o algún otro elemento que se desee monitorear.

Estas etiquetas electrónicas o TAGs se encuentran conformadas por un chip y una antena, y envían la información que contienen mediante ondas de radio frecuencia (RF) a los lectores/escritores que pueden estar conectados a sistemas informáticos o electromecánicos. La antena puede estar activa o pasiva (permanece inactiva hasta que se le solicita información).

Descripción del sistema de identificación

La empresa debe establecer un sistema de identificación que permita hacer un seguimiento del producto en cualquier momento. Para ello, como se ha visto, tiene que utilizar el método o métodos de identificación y el criterio o criterios de agrupación de productos que más se adecue a las características de la empresa, teniendo en cuenta los utilizados por sus clientes y proveedores.

Esta identificación deberá establecerse, como mínimo, en las siguientes fases de la producción: ƒ

  • Entrada de materias primas y otros materiales que se reciben en la empresa: trazabilidad hacia atrás. ƒ
  • Proceso de elaboración: trazabilidad interna. ƒ
  • Productos finales producidos o envasados en la empresa: trazabilidad hacia delante.

Sistema de identificación de la trazabilidad hacia atrás

La trazabilidad hacia atrás permite conocer de forma precisa el origen de la mercancía (materias primas, productos elaborados o semielaborados, materiales para el envase…) que entran en la empresa e identificar a sus proveedores, mediante información sistemática almacenada en registros. La identificación en la recepción está relacionada con los datos de entrada de la materia prima, el ingrediente, aditivo u otros materiales admitidos en el establecimiento, de manera que pueda conocerse el proveedor, la fecha de entrada, su cantidad y cualquier otro dato que se estime necesario.

La recepción de materias primas y su identificación constituyen un factor clave y necesario para que pueda seguirse el rastro de los productos hacia su origen, es decir, hacia cualquier punto de su etapa anterior. No disponer de registros en el momento de la recepción puede originar la rotura de la cadena.

Por ello, para una correcta identificación, en la recepción de materias primas y otros materiales que se reciben en la empresa, conviene registrar la siguiente información, que deberá quedar correctamente archivada: ƒ

  • De quién se reciben los productos: origen de los mismos.
  • Deberá registrarse también la forma de contactar con el proveedor (teléfono, e-mail, fax…) las 24 horas del día, en caso de emergencia. ƒ
  • Qué productos son los que se han recibido: número de lote y/o número de identificación de las agrupaciones de todos los productos que entran en la empresa y fechas de consumo preferente y otras informaciones similares que permitan limitar el tamaño de los lotes y/o agrupaciones.Es importante obtener toda la información que pueda afectar a los productos, como ingredientes, tratamientos a los que han sido sometidos, controles de calidad… Esta información puede estar contenida en los albaranes, facturas o documentaciones de acompañamiento comercial. ƒ
  • Cuándo se han recibido los productos: la fecha de la recepción también puede utilizarse como medio de identificación. ƒ Destino de los productos una vez recibidos: almacenamiento, mezcla con otros ingredientes….

Esta identificación puede efectuarse respetando las identificaciones ya establecidas por los proveedores, o bien establecer identificaciones nuevas, indicando claramente el sistema de correlación que se establece entra la nueva identificación y la de origen.

En cualquier caso, es conveniente que esta identificación coincida con los registros de entrada de materias primas del plan de proveedores, que es el que establece el procedimiento para la aceptación o no de las materias primas que entran en la empresa.

Sistema de identificación de la trazabilidad interna

 La trazabilidad interna o de proceso permite controlar los productos dentro de la empresa. Este sistema de identificación deberá permitir relacionar las materias primas y/o productos semielaborados recibidos por la empresa con las operaciones o procesos que estos han seguido dentro de la misma como, por ejemplo, congelación, pasteurización, mezclado, división… y, a su vez, con los productos finales que salen de la empresa.

Todos los productos intermedios o semielaborados, preparados o sometidos a tratamientos prácticamente idénticos deberán estar relacionados con los datos productivos: fecha en la que se ha efectuado el tratamiento o la preparación, instalaciones utilizadas, cantidad producida…, describiendo los sistemas que se utilizan para establecer estas correlaciones.

Por ello, la información que convienen registrar, en relación con el proceso interno al que es sometido el producto dentro de la empresa, es la siguiente: ƒ

  • Qué es lo que se elabora: identificación y denominación de los productos que se crean en la empresa (intermedio o final ) ƒ A partir de qué se elabora: identificación de los productos intermedios o materias primas (piensos, ingredientes, aditivos…) utilizados en la realización del producto y cantidades utilizadas.
  • Cómo se elabora: descripción de las operaciones de transformación, elaboración o almacenaje a las que los productos hayan sido sometidos. ƒ
  • Cuándo se produce la elaboración: registros de la fecha y hora en la que se realizan las operaciones de elaboración.

La implantación de un sistema de trazabilidad interna garantizará el buen funcionamiento global del sistema. Las empresas, en función de las características de su actividad, deberán desarrollar esta parte del sistema de trazabilidad con la organización y el grado de precisión necesario para no perjudicar, en el caso de un desarrollo insuficiente, los eslabones anterior y posterior de la cadena.

Sistema de identificación de la trazabilidad hacia delante

 La identificación de los productos finales producidos o envasados en la empresa deberá servir para establecer un vínculo con el sistema de trazabilidad de los clientes. Sin este vínculo la trazabilidad de toda la cadena podría romperse completamente ya los productos finales producidos o envasados por la empresa, una vez entregados, quedan fuera de su control.

En consecuencia, es importante facilitar la información de la manera más clara posible para que el cliente pueda relacionar la identificación y la información relacionada con el producto que se le entrega con su propio sistema de trazabilidad.

Por ello, además del lote, es importante tener en cuenta en esta identificación: ƒ

  • A quien se entrega: identificación de la empresa o responsable de la recepción física del producto. Es conveniente también registrar los detalles del contrato, así como la información necesaria para contactar con el cliente las 24 horas del día: nombre, teléfono, correo electrónico, fax… ƒ
  • Qué se entrega: deberá registrarse el número de lote y/o número de identificación de las agrupaciones de productos que salen de la empresa, así como entregar albaranes o documentación de acompañamiento, junto con la orden de compra de los clientes.
  • Asimismo, se deberá aportar información sobre el contenido de las agrupaciones de expedición que se envían como, por ejemplo, número de cajas.
  • ƒCuándo se entregan: la fecha de entrega puede resultar un método de identificación. ƒ
  • Medio de transporte: los datos del transporte utilizado para la entrega resulta indispensable para garantizar la trazabilidad, como nombre de la empresa transportista, matrícula del vehículo o contenedor, temperatura de transporte… Generalmente, esta información se encuentra recogida en el albarán de salida de los productos de la empresa.

Gestión de crisis o incidencias

Se define crisis alimentaria como aquella situación extraordinaria que afecta a la seguridad alimentaria y a su percepción por parte del consumidor, y conlleva cambios en las decisiones de consumo. El Reglamento (CE) nº 178/2002 establece la obligación legal que si una empresa alimentaria considera o tiene motivos para pensar que alguno de los alimentos que ha importado, producido, fabricado o distribuido no cumple los requisitos de seguridad de los alimentos, procederá inmediatamente a su retirada del mercado. La empresa también tiene la obligación de informar de ello a las autoridades competentes de los países de la UE donde se comercialicen el producto o los productos.

Generalmente, el procedimiento de la gestión de una alerta o crisis alimentaria se realiza según los pasos que se muestran en el siguiente diagrama de flujo:

flujograma-gestion-crisis-trazabilidad-alimentaria

Comprobación del plan de trazabilidad

El plan de trazabilidad APPCC deberá incluir la descripción de las actividades de vigilancia, que permitan comprobar que todas las anotaciones en los registros de entrada, producción y salida se están realizando correctamente, con la frecuencia que deben realizarse y del modo descrito en las mismas, las medidas correctoras a aplicar, en caso que se detecten desviaciones, y los responsables de realizarlas.

De igual modo, el responsable de vigilancia comprobará que las anotaciones de los registros generados en el plan de trazabilidad coinciden con la realidad de la producción, comprobando la concordancia de éstos con los datos existentes (Kg de entrada, de salida, fecha, etc.) en los albaranes, facturas o bien las bases de datos que lleve la propia empresa. Se recomienda que las personas encargadas de realizar la comprobación sean diferentes a las que se encargan de las operaciones de identificación, para asegurar la objetividad de los resultados. .

La frecuencia de vigilancia debe quedar fijada en función de la actividad de la empresa, por ejemplo la vigilancia puede hacerse diariamente, al final de la jornada de trabajo. Además, se debe establecer un sistema de documentación y registro adecuado y preciso de todas las medidas de vigilancia realizadas, las desviaciones ocurridas y las medidas correctoras aplicadas.

Registros

El plan de trazabilidad APPCC deberá incorporar un sistema de registro en el que queden detalladas las identificaciones realizadas, las incidencias detectadas y las medidas correctoras de ellas derivadas. Los registros pueden ser específicos del plan o estar integrados en otros procesos y/o departamentos de la empresa, pero en cualquier caso en el documento donde se describe el plan deberá figurar la ubicación de los registros o de cualquier otra información referente a trazabilidad.

Estos registros constituyen la base documental a través de la cual se comprueba el correcto funcionamiento del plan de trazabilidad.

Incluye los siguientes registros: ƒ

  • Registros de identificación de entrada de materias primas y otros materiales que se reciben en la empresa. ƒ
  • Registros de proceso de elaboración. ƒ
  • Registro de productos finales producidos o envasados en la empresa. ƒ
  • Registros de los resultados de las comprobaciones realizadas.

Los registros correspondientes, en sus tres fases de trazabilidad, deberán estar ordenados e interrelacionados, con el fin de reproducir el flujo o itinerario de los productos en la empresa y permitir su conexión con los restantes eslabones de la cadena alimentaria, de tal manera que permitan la obtención de la información de la forma lo más fluida posible.

Conclusión

La trazabilidad es el conjunto de actuaciones, medidas y procedimientos que permiten identificar y registrar cada alimento, pienso o animal destinado a la producción de alimentos, empezando por el sector primario, siguiendo en la etapa de transformación y finalizando en la fase de comercialización, hasta su llegada al consumidor final.

La finalidad básica de la trazabilidad es la de proporcionar la información imprescindible y necesaria de un producto a lo largo de toda la cadena alimentaria, así como localizar, inmovilizar y retirar algún producto, en caso de que surjan problemas de seguridad alimentaria, con la mayor rapidez, precisión y eficacia. Toda esta información deberá estar a disposición de las autoridades sanitarias en el caso de que sea requerida.

Para lograr sus objetivos la trazabilidad requiere de un procedimiento global, aplicado en todos los productos y lotes, para realizar una identificación única, garantizando registros exactos y una relación entre estos, además de una adecuada comunicación entre todas las partes relevantes de la cadena.

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Admin Gestion-Calidad.com

Consultor-Auditor en Sistemas Integrados de Gestión y Conformidad de Producción

2 Comments

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  1. Francisco Padilla Martinez

    El articulo en muy bueno.es conciso y muy claro sobre todo ahora que lo de la trazabilidad toma mucha relevancia.

    1. Gracias Francisco un placer que te parezca interesante.
      Te invito a que sigas consultando la web y la recomiendes

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