Gestión de Sistemas I+D+i, según Norma UNE 166002

Introducción a los SGIDi

Al igual que en muchas empresas hay Áreas de Calidad, Medio Ambiente,
Prevención, etc., cada vez es más frecuente que exista un Departamento que desarrolle actividades I+D+i.

Para gestionar y/o controlar de un modo adecuado y sistemático estas actividades aparece la UNE 166002, de características y estructura similar al resto de normas más empleadas (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, etc.)

Es una norma certificable por entidades de certificación acreditadas y reconoce a aquellas empresas cuyas actividades I+D+I cumplen con los requisitos de la Norma UNE 166002.

Aplicable a todo tipo de empresas y organizaciones.

El proceso de la gestión de la I+D+i es el conjunto de actividades que interaccionadas transforman ideas en resultados de I+D+i.

Las principales características del proceso de I+D+i son:

• Uso continuo de información.
• Uso de vigilancia y previsión tecnológica.
• Gestión de riesgo e incertidumbres.
• Gestión de la propiedad intelectual.
• Estructura multidisciplinar de la Unidad I+D+I.
• Larga duración en el tiempo.

Aplicación de la metodología PDCA:

– Planificar – Hacer
– Verificar – Actuar

Las principales ventajas que aportan los SGIDi a las organizaciones son las siguientes:

• Fomento de las actividades I+D+I.
• Directrices para organizar y gestionar eficaz y eficazmente la I+D+i en una organización.
• Permite no perder actividades I+D+I.
• Potencia la I+D+I dentro de la organización como un factor diferencial.
• Perfectamente integrable con otros Sistemas de Gestión Empresarial tipo ISO.

Generalidades

La organización debe establecer, documentar, implantar y mantener un sgidi:

• Identificar las actividades i+d+i
• Secuencia e interacción de actividades i+d+i.
• Criterios y métodos necesarios.
• Disponibilidad de recursos e información.
• Seguimiento, medición y análisis.
• Acciones para conseguir los resultados.
• Protección y explotación de los resultados.

Documentación

La documentación del SGIDi de constar de los siguientes elementos.

• Política y objetivos de I+D+I.
• Procedimientos requisitos por la norma.
• Documentos necesarios para asegurar la eficacia.
• Registros

Los requisitos de control de la documentación y registros son exactamente iguales que los establecidos por la Norma UNE-EN-ISO 9001:2015.

En resumen estos requisitos deben ir dirigidos a:

• Elaboración, revisión, aprobación de documentos.
• Actualización de documentos.
• Distribución de las versiones apropiadas en puntos de utilización.
• Documentación y registros legibles, identificables y accesibles.
• Prevenir el uso de documentación obsoleta.

Responsabilidad de la Dirección

Los requisitos incluidos en este punto de la Norma UNE 166002 son:

• Compromiso de la dirección.
• Enfoque a las partes interesadas.
• Política de I+D+i.
• Planificación de Objetivos de I+D+i.
• Responsabilidad, autoridad y comunicación
• Revisión por la Dirección.

Como se puede observar los requisitos son similares a los establecidos por la
ISO 9001:2015.
Las principales diferencias con el estándar internacional de calidad son.

• En lugar de enfocar el calidad, está enfocado a la I+D+i y no únicamente a la satisfacción del cliente.
• El compromiso de la dirección debe incluir la aprobación y revisión de presupuestos dirigidos a I+D+i.
• La política debe incluir la protección y explotación de los resultados.
• Las partes interesadas no son únicamente los clientes, sino también accionistas, suministradores, colaboradores, el mercado y la sociedad.
• Establecer criterios de nivel de riesgo.
• Aparecen las figuras de Unidad de Gestión de I+D+i y de Unidad de I+D+i, siendo la primera encargada de labores de control y seguimiento y la segunda de ejecución.

Gestión de recursos

 En relación a los recursos humanos los requisitos van dirigidos a garantizar:

• La motivación del personal.
• La competencia
• La toma de conciencia
• La formación.

La organización debe proporcionar y mantener la infraestructura y equipos necesarios para garantizar que el proceso de I+D+i se desarrolla de un modo eficaz.
El ambiente de trabajo también debe ser propicio para alcanzar los objetivos de las actividades de I+D+i.

Actividades de I+D+i

Las actividades de I+D+i son aquellos procesos desarrollados por la Unidad de
I+D+i para ejecutar proyectos y desarrollar tecnología y las que realiza la Unidad de
Gestión de I+D+i para gestionar el SGIDi.

Para el desarrollo y aplicación de estas actividades se emplean herramientas o métodos tradicionalmente empleados como herramientas de calidad, tales como:

• Benchmarking.
• AMFE.
• Matriz DAFO.
• Histogramas.
• Brainstorming (Tormenta de ideas)
• Diagrama de Isikawa.
• Diagrama de Pareto.
• QFD.
• Diagramas de árbol.

Vigilancia tecnológica.

Objetivo: Obtener información acerca de las nuevas tecnologías que aparecen en el mercado y que la empresa puede incorporar a sus procesos para elaborar productos y servicios. Se debe conseguir que la información adecuada esté en el momento preciso y a disposición de quienes la necesitan para lograr reducir riesgos, anticiparse a los cambios, innovar, cooperar y progresar.

Entradas: Fuentes de información internas y externas a la empresa.
Salidas: Bases de datos, ideas, informes de eficacia de SVT.

La Vigilancia Tecnológica es el proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización, sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en un conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.

La vigilancia tecnológica es una de las herramientas más importantes para garantizar la continuidad de la I+D+i en las organización, tanto que actualmente existe una norma experimental, la UNE 166006:06, donde se describen los requisitos para implantar un Sistema de Vigilancia Tecnológica. Aqui contais con un desarrollo mas amplio del ámbito: Vigilancia tecnológica

Previsión tecnológica.

Objetivo: Promover la reflexión para detectar nuevas ideas que permitan el desarrollo de productos, procesos y servicios y analizar e identificar problemas y oportunidades.
Entrada: Herramientas I+D+I e información externa.
Salida: Informe de previsión tecnológica.

Creatividad.

Proceso mental que ayuda a generar nuevas ideas.
Ejemplo: Brainstorming. Pensar de forma distinta a la habitual para llegar a nuevas ideas que resuelvan problemas.

Para el desarrollo de la creatividad es preciso que en la empresa exista un clima adecuado, confianza entre las partes, una buena comunicación y unos procedimientos.
La creatividad no está en contraposición con las reglas establecidas, pero si estas son muy rígidas y existe un control exhaustivo sobre los procesos, generalmente por falta de confianza, es difícil que las mentes creadoras puedan desarrollarse.

Análisis interno.

Objetivo: Establecer la sistemática para llevar a cabo el análisis interno como instrumento para valorar las ideas innovadoras.

Analizar la estructura actual: Inventariar RRHH y materiales, catalogar habilidades y conocimientos, factores de éxito y fracaso, funciones básicas.
Entrada: Información recogida con otras herramientas IDI.

Salidas: Informe de análisis interno.

Análisis externo.

Objetivo: Establecer la sistemática para llevar a cabo el análisis externo como instrumento para valorar ideas innovadoras, comparando estas con la realidad exterior.
Entrada: Resultados de otras herramientas
Salidas: Informe de análisis externo

Identificación y análisis de problemas y oportunidades.

Sistemática para analizar los problemas y oportunidades que se presentan, considerando los resultados de I+D+i de interés en el mercado que son propios de la organización.

Las principales actividades que se deben desarrollar para cumplir con este requisito de norma son:

• Analizar los resultados científicos y tecnológicos
• Seguir los resultados para adelantarse a los cambios
• Identificar barreras y definir plan.
• Identificar colaboraciones externas.
• Probabilidades de éxito.
• Metodología para calcular costes.
• Analizar la coherencia entre organización y proyectos I+D+i.

Análisis y selección de ideas de I+D+i.

Objetivo: Recoger, evaluar y seleccionar ideas para adoptar y desarrollar.
Entradas: Ideas sugeridas por el personal.
Salidas: Proyectos IDI, listado de ideas y proyectos en desarrollo.
En el proceso de análisis y selección de ideas se deben tratar los siguientes aspectos.

• Escenarios de evolución.
• Recursos necesarios.
• Impacto en términos de coste, contribución a los objetivos idi y posición en el mercado.
• Factores de riesgo.
• Probabilidad de éxito.
• Beneficios esperables.

Planificación, seguimiento y control de la cartera de proyectos.

Para cumplir con este requisito de norma deben tener llevar se a cabo los siguientes procesos.

• Revisión y aprobación de proyectos.
• Propuesta de prioridades.
• Supervisión del progreso global y revisiones periódicas.
• Búsqueda fuentes de financiación.
• Búsqueda de colaboraciones externas.
• Valoración del impacto del estado del arte relacionado con otros proyectos.

Transferencia tecnológica.

Objetivo: Mantener y documentar un Sistema de Transferencia Tecnológica propia y ajena en la empresa.
Entradas: Ideas del personal y otras ideas.
Salidas: Contratos, alianzas para explotar la tecnología propia o ajena.

La transferencia tecnológica debe contar con los siguientes aspectos:

• Propiedad intelectual e industrial.
• Contratos de adquisición y venta de tecnología.
• Asistencia técnica.
• Cooperación y alianzas.
• Joint-ventures. Aventura conjunta entre varias organizaciones para asumir riesgos y costes. Búsqueda de sinergias.
• Colaboración con Universidades y otros Centros de I+D+i 

Os ofrecemo un ejemplo de proyecto I+D+i. Ejemplo de proyecto I+D+i

Producto de I+D+i

Una vez definido el proyecto, se debe planificar y desarrollar, con la finalidad de obtener el producto de I+D+i planteado como objetivo.

Para la obtención del producto de I+D+i se deben seguir una serie de etapas secuenciales con la finalidad de mantener en todo momento el control y aproximarse lo máximo posible a los objetivos planteados y ser capaces de responder adecuadamente ante posibles desviaciones.

Estas etapas secuenciales para conseguir el producto I+D+i son:

• Diseño básico.

– Descripción del diseño y perfilado de características.
– Planificación de recursos.
– Planos preliminares.

• Diseño detallado.

– Descripción del diseño.
– Elementos de apoyo o infraestructura.
– Equipo de diseño.
– Estructura de comunicaciones.
– Como se implanta el diseño.

• Prueba piloto.

– Descripción de la situación real de trabajo.
– Procedimientos para adaptar y actualizar los cambios.
– Procedimientos para validar el prototipo.

• Rediseño, demostración y producción

– En función de los resultados del prototipo se debe volver a una etapa anterior.

– Tras la demostración definitiva se comenzará la fase de producción del producto de I+D+i.

• Comercialización

– Puesta en el mercado.

• Control de cambios

– Cambios documentados.
– Aprobación de los cambios

Compras

Requisito similar al descrito en la Norma ISO 9001:2016. Los aspectos a tener en cuenta para cumplir con este punto de la norma son:

• Proceso de compras, incluidas las subcontrataciones. Se deben seleccionar a proveedores y subcontratistas capaces de cumplir con las necesidades del proyecto. Es fundamental una buena organización del proceso de compras.

• Información de las compras. Requisitos para la aprobación de compras y cualificación del personal subcontratado.

• Verificación o inspección de las compras.

En los procesos de I+D+i son muy frecuentes las estrechas colaboraciones con subcontratistas y es de suma importancia un correcto control de los mismos.
Resultados del proceso de I+D+i

Los resultados los SGIDi deben contar con una metodología para informar de los resultados a las partes interesadas.

Esta información debe cubrir los siguientes aspectos.

• Informes finales donde se describan los resultados del proyecto.
• Protecciones sobre los resultados obtenidos.
•  Diagramas, esquemas, dibujos, planos, etc.
• Problemas y soluciones.
• Evaluaciones del proyecto.

Seguimiento y medición

Se debe establecer un sistema de seguimiento y medición de los resultados del proceso de I+D+i, tanto en las etapas intermedias como al final del mismo.

Este seguimiento y medición debe contar con:

• Criterios de revisión, selección y aprobación de resultados (inspecciones).
• Dispositivos de seguimiento y medición.
• Acciones correctivas.
• Aparición de nuevas ideas que puedan mejorar la evolución y el resultado final del proceso.

De todos los seguimiento y mediciones realizados sobre el proceso de I+D+i se debe dejar evidencia, es muy frecuente el uso de programas informáticos que en los que se pueden establecer hitos, plazos y responsables, y dejarse evidencia de la revisión de cada fase del proceso.

 Protección y explotación de los resultados de las actividades de
I+D+i
Cuando un proceso de I+D+i ha concluido, generalmente en forma de un producto I+D+i deben cumplirse una serie de requisitos para que el fruto de la actividad innovadora obtenga el máximo aprovechamiento.

En esta fase se tendrán en cuenta:

• Transferencia tecnológica, tanto interna como externa.
• Alternativas para proteger los resultados.
• Patentes sobre los nuevos descubrimientos.
• Establecer niveles de confidencialidad.

Medición, análisis y mejora

Apartado de la norma con los mismos requisitos que la ISO 9001:2016, pero adaptados las actividades de I+D+i.

En este apartado de la norma se contemplan los siguientes requisitos:

• Seguimiento de la satisfacción y cumplimiento de expectativas de las partes interesadas.
• Auditorías internas.
• Seguimiento y medición del proceso de I+D+i.
• Seguimiento y medición de los resultados del proceso de I+D+i, es decir de los productos I+D+i.
• Control de desviaciones.
• Análisis de datos.
• Acciones correctivas.
• Acciones preventivas.

Certificación de Sistemas de Gestión de la I+D+i

El proceso de certificación es equivalente al que se desarrolla para certificar sistemas de gestión tipo ISO.

Los beneficios que reporta a una empresa la certificación de su SGIDi son los siguientes:

• Ventaja competitiva respecto a otras organizaciones.
• Mejora de la imagen.
• Mayor control de los recursos para lograr los objetivos de las actividades de I+D+i.
• Mayor aprovechamiento del conocimiento interno de la empresa (knowhow).
• Mantenerse al día en el avance de nuevas tecnologías y descubrimiento científicos que puedan afectar a su sector.
• Mejora la explotación de los resultados de su innovación.
• Identificación de oportunidades de mejora.
• Mayor facilidad en la preparación de proyectos de I+D+i con deducciones fiscales.
• Mayor control y seguimiento de las actividades innovadoras desarrolladas en la organización.
• Facilidad en la integración con otros sistemas de gestión y otras áreas de la empresa.
• Mayor motivación de los empleados.

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